海外の人とビジネスをしていると、ときどき「時間の感覚が日本人とは違うなあ・・・」と思ったりすることはないでしょうか？
メールの返信のタイミングとか、締め切りとかの概念がかなり日本人の基準と異なるので、定期的にリマインドしないといけないことがありますよね。
ですが、知らない間にきつい言い方をしてしまって、失礼なヤツだと思われるのもイヤだな・・・と悩んだりされたこともあるのではと思います。
そこで今回は、英語での丁寧なリマインド・督促に関する表現をまとめてみました。
この記事の英語表現をマスターしていただければ、相手の気分を害することなく物事を前に進められるようになりますよ！
Contents
英語で督促やリマインドをするときの基本単語は？
それでは、まず英語で督促やリマインドをするときの基本的なボキャブラリーを充実させましょう。
「リマインド」はすでにカタカナになっていますが、スペルは”remind”です。
re(再び)+mind（心）で、remind。
「思い出させる」という意味ですね。
【例文】
▶ This picture reminds me of my childhood.
(この写真を見ると子供時代を思い出す)
日本語だと「リマインド」は動詞でも名詞でも使っていると思いますが、英語の場合はそうではありません。
動詞（思い出させる、リマインドする）として使うときは”remind”でだいじょうぶです。
ただ、名詞（リマインドすること）で使う場合は”a reminder”ですので区別しましょう。
「リマインドを送る」というのは英語で”send a reminder”になります。”send a remind”というのは誤りなので要注意です！
また、「督促」という意味の英語には以下のようなものがあります。
- follow-up
- call
- demand
一番上のfollow-upがもっともマイルドで、一般的に使われます。
これも日本語で「フォローアップ」なんていったりするので、聞いたことがあるかもしれませんね。
真ん中の”call”は「借金の督促」です。
また、最後のdemandは法律用語ですので、あまり使うことはないと思います。
関連する単語もいくつか一緒に覚えておきましょう。
- 【関連語句】
- 締め切り: deadline
- 支払い: payment
- （予定より）遅れている: be behind schedule
- ～が期限である: due
実際に文章で使うとこんな感じになります。
（危うくこのレポートの締め切りを逃すところだった。）
▶ We are two days behind schedule and need to catch up somehow.
(私たちは予定から2日遅れなので、どうにかして追いつかないと。)
▶ Your first payment is due on May 20th.
（あなたの最初の支払いの期限は5月20日です。）
英語でリマインド・督促メールを送るときの表現と文例は？
それでは、実際に英語でどのようにリマインド・督促をしたらいいか、関連表現を使いながら実例を出していきます。
また、時間がないときのカンタンなリマインドのやり方も併せてご紹介しますね。
いろいろなシチュエーションがあると思いますが、よくあるのは
「○○日までに支払ってほしいと頼んでいたが、予定通り支払われなかったので、至急対応してほしい」
といったところでしょうか。これを例にとってみましょう。
英語のリマインドメール例文
まずは例文をご覧ください。
例文の中の赤字は、すでに出てきたものも含め覚えておきたい表現や語句です。
Dear xxx（←相手の名前）,
I hope you are doing well.
This is a friendly reminder that the following invoice is now (遅れている日数) days overdue.
Invoice Date: (請求書の日付をここに入れる)
Invoice No: (請求書番号をここに入れる)
Invoice Amount: (請求額をここに入れる)
We understand that oversights happen but we would appreciate it if you would kindly complete payment by (期限).
If payment has already been made, please disregard this email.
Thank you for your attention to this matter.
Kind regards,
（あなたの名前、連絡先など）
この例文は大きく3つのパーツに分けられます。
最初の導入のところですが、ポイントは
・相手の名前を使う
・軽い挨拶から入る
というところ。
例文ではDear xxx,としていますが、相手をある程度よく知っていれば、もう少し軽いトーンで Hi xxx,でもOKです。
次の I hope you are doing well.ですが、メールではあまり使わない、という人もいます。
使うとすればこのように、「何か本題に入る前のクッションとして一言添えたい」という時くらいなのですが、リマインドのようにちょっとこっちも言いづらいな・・・と思うときにはちょうどいいと思います。
次に、真ん中の部分がメインの「言いたいこと」です。
先ほどの
「○○日までに支払ってほしいと頼んでいたが、予定通り支払われなかった」
という部分ですね。
リマインダーですよ、ということを言っているのですが、“a friendly reminder”という言い方で「（まだ）怒ってないですよ」というニュアンスになります。他には ”a gentle reminder”という表現もあります。
それに続けて、例文では具体的にどの請求か、という情報を添えて詳しく書いています。なお、先ほどは出てきませんでしたが、“overdue”という単語は「（支払い）期限に遅れている」という意味ですので、併せてご紹介しておきます。
そして、３つめが「いつまでに何をしてほしいか」、英語では”Call to Action”と呼ばれる部分です。
これも具体的に、何日までに支払いを完了してください。と明示します。
一方で、”We understand that oversights happen but…” (見落としが起きることもあると思いますが、）という言い方をして、相手の気分を害さないように配慮しているのがポイントです。
あと、日本語でもよくある「もしすでにご対応済みでしたらご容赦ください」に相当する文言をつけています。
それが、”Please disregard…”の部分。disregardというのは「無視する」の意味です。
（この例文では、明らかに払っていないのはわかっているのですが、社交辞令としてつける場合が多いです）
ちなみに最後の1文ですが、日本語だと先に「ありがとう」をあまり言いませんよね。けど英語のメールでは普通にこのような言い方をします。他には、 Thank you for your kind cooperation.という言い方もありです。
話が前後しましたが、メールのタイトルについてはシンプルに
”A friendly (またはgentle) reminder: invoice no. ○○○” くらいがちょうどいいでしょう。
忙しいときもすぐ送れる、英語のリマインドメールのカンタンなやり方
もうひとつ、時間がないときのカンタンなやり方をご紹介します。
すでに一度連絡している件であれば、そのメールをそのまま相手に再度転送するなどして、本文かタイトルに一言 “A friendly (gentle) reminder”と追記すればOKです。
本文に追記する場合は、
This is a friendly (gentle) reminder of the email below.
I would appreciate your response (action, paymentなどでも可) by （日付）.
Thank you for your kind attention!
Kind regards,
あなたの名前・連絡先
とすれば大丈夫。これでも立派なリマインダーになりますよ。
まとめ：リマインドや督促を英語でやんわり伝えよう
今回はちょっと英語で言いづらい、リマインドや督促について例文も含めてまとめてみました。
この記事の言い方を参考にして、やんわりと相手にお願いしてみてくださいね。
リマインドを丁寧に言いたいときのお役に立てば幸いです。
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